El proceso de PLANIFICACIÓN de Deming aplicado a los eventos.

La planificación como una actividad puntual en el tiempo que es esencial en la organización de eventos. La planificación deber ser un procesos continuado, más aún, deber ser un sistema en sí mismo con muchas partes interrelacionadas.

Planificar  un evento depende  de las características del mismo así como de la capacidad del organizador para realizarlo. Pero que es planificar: establecer una adecuada coordinación de todas las acciones propuestas.

·         El plan no es un objetivo en sí mismo, sino uno de los medios de que dispone la organización para obtener buenos resultados.

·         El plan debe proponer actividades concretas.

·         La flexibilidad es un elemento que implica costos, un plan  inflexible será el menos costoso, todo depende de los hechos que obliguen a cambiar la decisión.

·         El plan debe tener claro el logro de los objetivos deseados.

·         Otro elemento a consideran en el plan es si se conocen los patrones críticos de antemano. El principio es el siguiente:"sólo cuando se reconocen y se resuelven aquellos patrones críticos que representan un serio obstáculo en nuestro camino hacia el logro de objetivos y metas, podemos seleccionar el mejor curso alternativo de acción." O definir el plan de contingencia apropiado para resolver los problemas que se presenten.

En la medida en que se logre  influenciar a los públicos objetivos definidos para el evento, se consolida la esencia y la razón de existir del evento como actividad organizacional, y este proceso de planificación tendrá validez.

La planificación de un evento debe verse como un proceso donde se establezcan, los objetivos, metas, estrategias y  acciones, y la mejor utilización de los recursos físicos, humanos y financieros, así como el  tiempo requerido para  alcanzar la mejor realización. Para ello hay que tener una alianza certera con los proveedores como parte de una cadena de valor ideal para lograr los objetivos

Las funciones directivas (organización, mando y control) deben ser capaces de convertir esta teoría en realidad concreta, convirtiéndolo en un instrumento que se subordine a los objetivos que se planteen.