Un evento para recordar: las
claves para organizar con éxito un acto público
Tomado de la publicación que realiza IDNews Ref: web: http://www.idaccion.com/blog/un-evento-para-recordar-las-claves-para-organizar-con-exito-un-acto-publico/
Sabe
bien el emprendedor que el día a día de su negocio se trata en dar a conocer su proyecto. Ya sea en un encuentro en un ascensor, una reunión con un posible
inversor, una rueda
de prensa con los medios de comunicación o un acto con los clientes presentado
un nuevo producto. Los eventos, pues, son claves en esta estrategia comunicativa presencial y no deben infravalorarse, ya que son actos con mucho potencial para dar a conocer tu producto, marca y mensaje.
Determinar
el éxito de un evento empresarial es relativo, puesto que se trata de una
acción de la que recogen
los frutos más adelante. Por
eso, la importancia de hacerlo correctamente y tener en cuenta todos los pasos
para que la puesta a punto sea la que deseamos. Para organizar un evento que se
recuerde, hoy presentamos los
pasos que debe realizar un emprendedor que se afrenta al desafío de organizar
su primer evento público.
Determinar
qué tipo de acto
Lo
primero que debe plantearse a la hora de montar un evento es qué necesidades se quieren
cubrir. Es decir, no es lo mismo organizar un
acto anunciando una campaña publicitaria que la presentación del nuevo CEO de
la empresa. Dependiendo del acto, del público al que va dirigido y delmensaje que
se quiera transmitir se hará de una u otra manera. Si tienes en cuenta las
diferentes posibilidades te será más fácil escoger la mejor opción.
·
Rueda
de prensa: Dirigida principalmente a los medios de comunicación y con una puesta en escena muy sencilla. En ella se
presenta algún dato relevante de la organización, en respuesta, a veces, a una
situación inesperada.
·
Desayuno
informativo: Similar a la rueda de prensa, aunque
en este caso se trata de un acto
más previsto y que puede contar con la presencia de más miembros de
la empresa, socios y otros invitados.
·
Exposiciones: La participación de la empresa en eventos externoscomo ferias o exposiciones conlleva la organización de
algún acto o presentación.
·
Seminario: De
naturaleza técnica y dirigido a los profesionales del sector, los seminarios son una gran oportunidad para dar a
conocer vuestro proyecto en un ámbito específico.
·
Congresos: Acto que se realiza alrededor de un tema concreto y
queconsta
de un programa con unas sesiones claramente diferenciadas
(inauguración, conferencias y clausura)
·
Workshops: Este taller
de trabajo para personas de una misma actividad
tiene una intención eminentemente profesional.
·
Eventos
sociales: Actos desde cocktails a inauguraciones que nos sirven para reunirnos con miembros de
nuestro círculo emprendedor (clientes, proveedores, empleados, socios,
autoridades, medios…).
Escoger
fecha y horario
El
cuando es el aspecto más
básico de un evento porque a partir de esta
decisión derivan las otras. Ten en cuenta que puedas cumplir con lo que te
propongas por la fecha que pretendes realizar el evento. Piensa también
que ladisponibilidad de
tus invitados es esencial y que pueden verseinfluenciada por otros aspectos
externos, como que se trate de un día festivo o que el equipo de fútbol de tu
ciudad juegue un importante partido.La fecha es muy importante porque
hasta que no la tengas no puedes impulsar las tareas de comunicación y empezar
a promocionar el acto.
Escoger
espacio y ubicación
Habrá
muchos actos que fácilmente se podrán llevar a cabo en tu local, pero habrá otros que por imagen o porque el acto lo
requiera, se tendrán quetrasladar
a un lugar más adecuado. Si es al aire libre, piensa en lospermisos y los horarios. También en la movilidad y el transporte de los asistentes. Y una vez escogido el lugar, piensa
en la ubicación: no es lo mismo una sala de actos que un hall. De
nuevo, esto dependerá del tipo de acto que realices.
Definir
presupuesto
Una
rueda de prensa no te comportará muchos gastos,
pero si optas por hacer un desayuno informativo con medios para presentar tu
memoria anual, por ejemplo, deberás contar con un servicio de catering que se
encargue de la comida. Detalla también lo que supondría organizar actos de más envergadura, como congresos o seminarios y considera la opción de
invitar a participar
un patrocinador. El presupuesto te ahorrará sorpresas
congastos
inevitables que no tenías en cuenta en un principio.
Seleccionar
invitados
En
la medida que puedas, procura garantizar
la presencia de un público mínimo en
tus actos. Los que requieren invitación
o confirmación previa como una conferencia o
una cena con tus socios son más fáciles de controlar. Pero en actos que
dependen de la presencia
a última hora de sus asistentes,
como presentaciones o ruedas de prensa, te será de mucha ayuda.
Confeccionar
material de promoción
Antes
de celebrar un acto, éste debe promocionarse. En el caso de una presentación, vale con una invitación. En cambio, si tu empresa se encarga de organizar un
congreso, piensa en la opción de montar una web que
incluya el programa, un mapa para llegar al sitio e información adicional para
los asistentes. Si estas pensando en tener representación en una feria,
considera diseñar unos carteles e imprimir tarjetas de presentación.
Contactar
con los medios de comunicación
En
el caso de una rueda
de prensa, el trato con los medios de
comunicación es indispensable. Contacta
lo antes posible con los medios que
consideras que puedan estar interesados (incluye bloggers, medios especializados y agencias de comunicación). Ten en cuenta, pero, que
tu presencia con los medios no se limita a las ruedas de prensa. Cualquier acto
es susceptible
de ser informado a terceros, y para
ello debes utilizar los comunicados
de prensa posteriores al acto o la actualización
en tu blog o en tu sección de noticias al web.
Encuentra
los ponentes
Dicen
que quien no
tiene padrino no se bautiza, y eso en según qué
actos es muy acertado. Pongamos por caso una conferencia de tu CEO delante de
los socios. ¿Quién
será el presentador? O si tu editorial
presenta un nuevo libro, ¿qué
escritor, aparte del autor, charlará sobre la obra?Aunque parezca una tarea sin importancia, encontrar el ponente adecuado está muy relacionado con la imagen que quieres dar de
tu empresa.
Adjuntar
documentación
Ya
sea el programa
de actos o un archivo de información, la mayoría de eventos requieren algún tipo de
documentación para facilitar a los asistentes lo que se van a encontrar. Aunque
no es un trabajo muy arduo (solo necesitarás recopilar de la planificación del
evento), es importante tenerlos con antelación y ser capaz de añadir los
cambios de última hora.
Piensa
en digital
En
los casos de conferencias, congresos o ferias, la presencia de lasherramientas 2.0 es
evidente. Por eso, piensa en incorporar algúnelemento digital en tu evento: ya sea la creación de un #hashtag para Twitter, o la retransmisión vía streaming de tu exposición. Para facilitar el trabajo a los
asistentes y a los medios puedes organizar una red wifigratuita
para que estén conectados en todo momento.
Cruza
los dedos
Este
último consejo solo te lo damos en el caso que no hayas hecho caso de
los anteriores. La
suerte poco tiene que ver con los eventos, así
queprograma todo
lo que sea programable. Seguro que habrá alguna cosa que se puede salir del
guión, pero que estos imprevistos afecten negativamente a tu evento dependerá de lo bien
organizado que esté.
Esperamos que estos consejos te sean útiles a la hora de organizar tusactos públicos. Si
ya tienes experiencia en organizar eventos para tu empresa y quieres añadir
algo, seguro que los demás emprendedores que tienen pensado montar uno te lo agradecen. Los
mejores consejos siempre provienen de alguien que se ha encontrado con tu misma situación: por eso, pregunta en nuestro grupo de Linkedin para emprendedores y empresarios,
que ya cuenta con más de 10.000 miembros.
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